Gestión de una Biblioteca

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Un colegio local desea gestionar la información de su biblioteca mediante una base de datos. El sistema debe permitir al personal de la biblioteca almacenar datos sobre los libros, los estudiantes que los toman prestados, y la fecha de devolución. Se necesita una base de datos que permita al bibliotecario consultar la disponibilidad de los libros, registrar préstamos, generar informes sobre préstamos tardíos y facilitar la visualización de datos a través de formularios.

Ahora se muestra los pasos que se debería de llevar acabo para resolver lo que la biblioteca requiere.

Pasos para resolver el caso:

Paso 1: Definiciones (2.1)

Antes de comenzar con la creación de la base de datos, es necesario entender algunos términos clave:

• Datos: Información sobre los libros, estudiantes y préstamos.
• Tablas: Son los contenedores de los datos en la base de datos. En este caso, necesitaremos tres tablas principales: Libros, Estudiantes y Préstamos.
• Registro: Cada fila en una tabla. Por ejemplo, un registro en la tabla de Libros representa un libro individual.
• Clave primaria (Primary Key): Identificador único para cada registro en una tabla. En la tabla de Libros, la clave primaria podría ser el código del libro.
• Clave foránea (Foreign Key): Es un campo que relaciona dos tablas. En la tabla Préstamos, el campo EstudianteID sería una clave foránea que se relaciona con la clave primaria EstudianteID en la tabla Estudiantes.

Paso 2: Elementos del programa de Microsoft Access (2.2)

Microsoft Access ofrece una serie de elementos clave para gestionar la base de datos:

• Tablas: Estructura para almacenar los datos.
• Consultas: Para extraer y manipular datos.
• Formularios: Interfaces amigables para ingresar o visualizar datos.
• Informes: Herramientas para generar documentos sobre los datos almacenados.
• Macros y módulos: Para automatizar tareas repetitivas.

Paso 3: Creación de tablas y relaciones (2.3)

1. Crear la tabla de Libros:

• Abre Microsoft Access y crea una base de datos en blanco.
• Ve a “Crear” > “Tabla” y define los campos necesarios:
• LibroID (Clave primaria, tipo: Autonumérico)
• Título (Texto corto)
• Autor (Texto corto)
• Género (Texto corto)
• Año de publicación (Número)

2. Crear la tabla de Estudiantes:

Crea otra tabla para almacenar información de los estudiantes:

• EstudianteID (Clave primaria, tipo: Autonumérico)
• Nombre (Texto corto)
• Apellido (Texto corto)
• Correo electrónico (Texto corto)

3. Crear la tabla de Préstamos:

Esta tabla contendrá información sobre los préstamos de libros:

• PréstamoID (Clave primaria, tipo: Autonumérico)
• LibroID (Clave foránea, tipo: Número)
• EstudianteID (Clave foránea, tipo: Número)
• Fecha de préstamo (Fecha y hora)
• Fecha de devolución (Fecha y hora)

4. Establecer relaciones:

• Ve a “Herramientas de Base de Datos” > “Relaciones”.
• Arrastra LibroID desde la tabla Libros hasta la tabla Préstamos para crear una relación.
• Haz lo mismo con EstudianteID desde la tabla Estudiantes hacia la tabla Préstamos.

Paso 4: Creación de formularios (2.4)

1. Formulario para la tabla de Libros:

• Ve a “Crear” > “Asistente para formularios”.
• Selecciona la tabla Libros y elige los campos que deseas que aparezcan (todos o algunos).
• Completa el asistente y se generará un formulario. Ahora, puedes usar este formulario para agregar o editar libros.

2. Formulario para la tabla de Estudiantes:

• Repite el proceso con la tabla Estudiantes para facilitar la entrada y gestión de datos sobre los estudiantes.

3. Formulario para la tabla de Préstamos:

• Crea un formulario para registrar los préstamos de libros usando la tabla Préstamos. Puedes crear subformularios para seleccionar el LibroID y el EstudianteID de listas desplegables.

Paso 5: Creación de consultas (SQL) (2.5)

1. Consulta de Libros Disponibles:

• Crea una consulta que muestre solo los libros que no han sido prestados. Ve a “Crear” > “Diseño de consulta”, selecciona la tabla Libros y la tabla Préstamos.
• Usa una Consulta SQL para buscar libros que no estén en la tabla de Préstamos con fechas pendientes de devolución:

SELECT Libros.Título, Libros.Autor FROM Libros WHERE Libros.LibroID 
NOT IN  (SELECT Préstamos.LibroID FROM Préstamos 
WHERE Préstamos.FechaDevolución IS NULL);

2. Consulta de Préstamos Tardíos:

• Crea otra consulta para listar los préstamos cuya fecha de devolución es anterior a la fecha actual:

SELECT Estudiantes.Nombre, Libros.Título, Préstamos.FechaPréstamo, 
Préstamos.FechaDevolución FROM Préstamos INNER JOIN Estudiantes ON 
Préstamos.EstudianteID = Estudiantes.EstudianteID 
INNER JOIN Libros ON Préstamos.LibroID = Libros.LibroID 
WHERE Préstamos.FechaDevolución < Date();

Paso 6: Creación de informes (2.6)

1. Informe de Libros Prestados:

• Ve a “Crear” > “Asistente para informes”. Selecciona la tabla Préstamos y los campos que desees mostrar (por ejemplo, Título, Estudiante, Fecha de Préstamo, Fecha de Devolución).
• Completa el asistente para generar un informe que muestre los préstamos actuales y el estado de los libros prestados.

2. Informe de Préstamos Tardíos:

• Crea un informe basado en la consulta de Préstamos Tardíos para mostrar a los estudiantes que tienen libros con retraso en la devolución.

Datos de la biblioteca

Imagen 1. Datos de la tabla libros. Fuente: Biblioteca personal.

Imagen 2. Datos de la tabla estudiantes. Fuente: Creación propia

Imagen 3. Datos de la tabla prestamo. Fuente: Creación propia.